特定技能外国人を雇用する際に欠かせない「登録支援機関」について詳しく解説します。
本記事では、登録支援機関の基本的な概要やその重要な役割を説明し、埼玉県内で利用可能な主要な支援機関を紹介します。
また、雇用手続きのサポートや生活支援サービスの具体的な内容、登録支援機関を利用するメリット、さらに最適な機関の選び方と利用方法についても詳しく説明します。
外国人雇用を検討中の企業が特定技能外国人の採用と定着を効果的に進めるための有益な情報を提供します。
登録支援機関の概要
登録支援機関とは、特定技能外国人の雇用を支援する役割を担うために創設された機関です。
２０１９年に創設された「特定技能制度」の下で、特定技能外国人を支援することで労働者と企業の間を橋渡しし、円滑な雇用関係の構築をサポートします。
登録支援機関は、在留資格の手続きから生活支援、職業訓練まで幅広いサービスを提供し、外国人労働者が日本で安心して働ける環境を整える役割を担っています。
制度の創設と登録支援機関の登録
登録支援機関は、2019年に創設された「特定技能」に関連して創設されました。
特定技能外国人を受け入れる企業は、外国人の支援をすることが義務付けられており自社での支援が難しい場合などは登録支援機関に委託することができるとされています。
登録支援機関となるためには、所定の基準を満たし、入管へ申請する必要があります。
詳しくは入管の公式サイトをご参照ください。
特定技能外国人に提供が必要な義務的支援
- 事前のガイダンス
雇用契約締結後、在留資格認定証明書の申請前や在留資格変更許可申請前に、労働条件や活動内容、入国手続き、保証金徴収の有無について、対面またはテレビ電話で説明します。 - 出入国時の送迎
入国時には空港から事業所または住居への送迎を行い、帰国時には空港の保安検査場まで同行します。 - 住居確保と生活契約のサポート
連帯保証人の引き受けや社宅の提供を行い、銀行口座開設、携帯電話やライフライン契約に関する案内および手続きの補助を行います。 - 生活オリエンテーション
円滑な社会生活が送れるよう、日本でのルールやマナー、公共機関の利用方法、災害時の対応などを説明します。 - 公的手続への同行
必要に応じて、住民登録、社会保障、税手続きなどに同行し、書類作成を支援します。 - 日本語学習機会の提供
日本語教室の入学案内や日本語学習教材の情報提供を行います。 - 相談や苦情の対応
職場や生活に関する相談・苦情について、外国人が理解できる言語で対応し、必要に応じて助言や指導を行います。 - 日本人との交流促進
地域の自治会やお祭りなどの行事参加を案内し、地域住民との交流の場を提供します。 - 転職支援（人員整理等の場合）
雇用契約が受入側の都合で解除される場合に転職先の紹介、推薦状の作成、求職活動のための有給休暇の付与や必要な手続き情報の提供を行います。 - 定期面談と行政機関への通報
支援責任者が外国人とその上司と定期的に面談し（3か月に1回以上）、労働基準法違反があれば報告します。
埼玉県における登録支援機関の役割
埼玉県内には、多くの企業が特定技能外国人の受け入れを進めており、それに伴い登録支援機関の需要も高まっています。
さいたま市や大宮を中心に活動する登録支援機関は、地域の企業と外国人労働者をつなぐ重要な役割を果たしています。
私たち合同会社ロータスは、行政書士事務所ロータスを母体とした登録支援機関 兼 有料職業紹介事業者であり、埼玉県内で信頼される登録支援機関として、無料相談を通じて企業と労働者双方のニーズに対応しています。
登録支援機関は、地域の労働市場や文化に精通した専門家が揃っており、外国人労働者が地域社会にスムーズに溶け込むためのサポートを提供しています。これにより、埼玉県内の企業は安心して外国人労働者を雇用でき、地域経済の活性化にも寄与しています。
登録支援機関を利用するメリット
登録支援機関を利用することで、企業と外国人労働者双方に多くのメリットがあります。
企業側の支援義務の免除
受入企業は、登録支援機関へ支援業務を委託することで支援にかかる大きな手間を減らすことが可能です。先ほど掲載した１０の義務的支援を本来の業務と並行して行うことはスタッフにとっても大きな負担となるため、登録支援機関を利用することで本業に専念していただくことが可能となります。
外国人労働者の定着促進
外国人労働者が長期間安心して働ける環境を整えることは、企業にとって重要な課題です。
登録支援機関は、以下のような支援を通じて外国人労働者の定着を促進します。
- 生活支援サービス: 住居の確保や生活基盤の整備、医療機関の紹介など、外国人労働者の生活面をサポートします。
- 日本語教育: 職場でのコミュニケーションを円滑にするための日本語教育プログラムを提供します。
- メンタルヘルスケア: ストレスや文化的な違いによる心理的な問題に対するカウンセリングサービスを提供します。
これらの支援により、外国人労働者は職場に対する満足度が高まり、長期的な就労が可能となります。地域密着型のサポート域市場に適応した効果的な雇用戦略を構築でき、外国人労働者も地域社会にスムーズに溶け込むことができます。
コストの削減
外国人労働者の採用と定着には、多くのコストが伴います。登録支援機関を活用することで、以下のようなコスト削減が可能です。
- 手続きコストの削減 専門家による手続き代行により、社内リソースの節約が可能です。
- 教育・研修コストの削減 効果的な研修プログラムを提供することで、無駄なコストを削減します。
- 離職率の低減 定着率が向上することで、再採用にかかるコストや時間を削減します。
コスト削減により、企業は経営資源を他の重要な業務に振り向けることができます。
法令遵守のサポート
外国人労働者の雇用においては、労働基準法や出入国管理法など、多くの法令を遵守する必要があります。登録支援機関は、最新の法令情報を提供し、法令遵守をサポートします。
登録支援機関の選び方と利用方法
適切な登録支援機関の選定基準
適切な許認可・ライセンスを有しているか
埼玉県内には多くの登録支援機関が存在しますが、自社にあった登録支援機関を選ぶためにはいくつかの視点で見極めることが重要です。
まず、登録支援機関として正式に法務省へ登録されているか確認しましょう。
また、登録支援機関からは新たな外国人材の紹介を受ける機会も多いため、有料職業紹介業の許可を得ている事業者であることも必須の要件となります。登録支援機関登録・有料職業紹介業許可の二つのライセンスの有無をまずは確認して下さい。
絶対必須！物理的に受入企業までの距離が近いこと
特定技能外国人を受け入れた後、実際に外国人は慣れない日本で生活に仕事にと新しい環境の中での生活がスタートします。どのような外国人も初めての日本での生活であれば多かれ少なかれ、戸惑いや困惑を感じ、こまめなサポートが必要になります。
そんな時に、遠く離れた登録支援機関に本当の意味でサポートができるでしょうか？
登録支援機関の中には、３ヶ月に１度義務付けられている定期面談すら実施していない機関もあります。このような支援は法令違反でもありますし、外国人本人にとっても非常にあってはいけない対応です。ぜひ、事業所から近く本当の意味で支援が可能な登録支援機関を選定して下さい。
在留資格やビザ・労務・特定技能に精通しているかどうか
次に、特定技能をはじめとするビザについて正確な知識がある登録支援機関であるかを検討してみて下さい。外国人にとっては、ビザは命の次に大切なものと表現されることがあるように、在留資格や定期報告に関する事務がきちんとなされていることがとても重要となります。
登録支援機関の中には、ビザに関する知識がかなり曖昧で間違った知識を企業に提供しているところもあるようですのでお気をつけ下さい。
当社は、特定技能ビザの専門の行政書士事務所を母体としていますので、ビザに関する知識面でも正確な情報提供を心がけておりお客様にも好評いただいています。
利用開始までの流れ
登録支援機関の利用を開始するには、一般的には以下の流れで進んでいきます。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1. 面談などの申し込み | まずは、登録支援機関に無料相談を申し込みます。今はオンライン対応をしている会社も多いようですので、利用をお勧めします。 |
| 2. 面談 | 登録支援機関の担当者と面談で、受け入れ企業の要望や現在の外国人の雇用状況などを話し、登録支援機関の実勢やサービス内容・費用についてしっかりと確認します。 |
| 3. サービス契約の締結 | 相談の内容に基づき、具体的な支援内容と料金を確認し、他社としっかりと比較をした上で契約を締結します。 |
| 4. 支援サービスの開始 | 契約後、雇用手続きや生活支援サービスの提供が開始されます。必要に応じて定期的なフォローアップも行われます。 |
このような手順で登録支援機関のサービスを利用することができます。
私たち合同会社ロータスも、埼玉県さいたま市や大宮エリアで多くの企業と外国人労働者をサポートしており、地域に密着した支援が特徴です。ぜひ、無料相談ををご利用ください。
まとめ
登録支援機関は、特定技能外国人の雇用において重要な役割を果たしています。
雇用手続きのサポートや生活支援サービスを提供することで、企業と外国人労働者双方の負担を軽減し、円滑な労働環境の構築を支援します。
適切な登録支援機関を選ぶことは、外国人労働者の定着促進にも繋がります。手続きや支援内容に不明点がある場合は、埼玉県の合同会社ロータスや行政書士事務所ロータスに無料相談をご活用ください。専門家が丁寧に対応し、最適なサポートを提供いたします。